refactor: improve AI event handling and conflict display in chat

- AI fetches events on-demand via callbacks for better efficiency
- Add conflict detection with warning display when proposing overlapping events
- Improve event search and display in chat interface
- Load full chat history for display while limiting AI context

apps/server/src/ai/utils/eventFormatter.ts

@@ -1,30 +1,4 @@
-import {
-  CalendarEvent,
-  formatDate,
-  formatTime,
-  formatDateTime,
-} from "@calchat/shared";
+import { formatDate, formatTime, formatDateTime } from "@calchat/shared";
 
-// Re-export for backwards compatibility
+// Re-export from shared package for use in toolExecutor
 export { formatDate, formatTime, formatDateTime };
-
-/**
- * Format a list of events for display in the system prompt.
- * Output is in German with date/time formatting.
- */
-export function formatExistingEvents(events: CalendarEvent[]): string {
-  if (events.length === 0) {
-    return "Keine Termine vorhanden.";
-  }
-
-  return events
-    .map((e) => {
-      const start = new Date(e.startTime);
-      const end = new Date(e.endTime);
-      const timeStr = `${formatTime(start)} - ${formatTime(end)}`;
-      const recurring = e.isRecurring ? " (wiederkehrend)" : "";
-      const desc = e.description ? ` | ${e.description}` : "";
-      return `- ${e.title} (ID: ${e.id}) | ${formatDate(start)} ${timeStr}${recurring}${desc}`;
-    })
-    .join("\n");
-}

apps/server/src/ai/utils/index.ts

@@ -1,9 +1,4 @@
-export {
-  formatExistingEvents,
-  formatDate,
-  formatTime,
-  formatDateTime,
-} from "./eventFormatter";
+export { formatDate, formatTime, formatDateTime } from "./eventFormatter";
 export { buildSystemPrompt } from "./systemPrompt";
 export {
   TOOL_DEFINITIONS,

apps/server/src/ai/utils/systemPrompt.ts

@@ -1,5 +1,4 @@
 import { AIContext } from "../../services/interfaces";
-import { formatExistingEvents } from "./eventFormatter";
 
 /**
  * Build the system prompt for the AI assistant.
@@ -15,8 +14,6 @@ export function buildSystemPrompt(context: AIContext): string {
     minute: "2-digit",
   });
 
-  const eventsText = formatExistingEvents(context.existingEvents);
-
   return `Du bist ein hilfreicher Kalender-Assistent für die App "CalChat".
 Du hilfst Benutzern beim Erstellen, Ändern und Löschen von Terminen.
 Antworte immer auf Deutsch.
@@ -29,8 +26,16 @@ Wichtige Regeln:
 - Wenn der Benutzer einen Termin ändern will, nutze proposeUpdateEvent mit der Event-ID
 - Wenn der Benutzer einen Termin löschen will, nutze proposeDeleteEvent mit der Event-ID
 - Du kannst mehrere Event-Vorschläge in einer Antwort machen (z.B. für mehrere Termine auf einmal)
-- Wenn der Benutzer nach seinen Terminen fragt, nutze die unten stehende Liste
-- Nutze searchEvents um nach Terminen zu suchen, wenn du die genaue ID brauchst
+- WICHTIG: Bei Terminen in der VERGANGENHEIT: Weise den Benutzer darauf hin und erstelle KEIN Event. Beispiel: "Das Datum liegt in der Vergangenheit. Meintest du vielleicht [nächstes Jahr]?"
+- KRITISCH: Wenn ein Tool-Result eine ⚠️-Warnung enthält (z.B. "Zeitkonflikt mit..."), MUSST du diese dem Benutzer mitteilen! Ignoriere NIEMALS solche Warnungen! Beispiel: "An diesem Tag hast du bereits 'Jannes Geburtstag'. Soll ich den Termin trotzdem erstellen?"
+
+WICHTIG - Event-Abfragen:
+- Du hast KEINEN vorgeladenen Kalender-Kontext!
+- Nutze IMMER getEventsInRange um Events zu laden, wenn der Benutzer nach Terminen fragt
+- Nutze searchEvents um nach Terminen per Titel zu suchen (gibt auch die Event-ID zurück)
+- Beispiel: "Was habe ich heute?" → getEventsInRange für heute
+- Beispiel: "Was habe ich diese Woche?" → getEventsInRange für die Woche
+- Beispiel: "Wann ist der Zahnarzt?" → searchEvents mit "Zahnarzt"
 
 WICHTIG - Tool-Verwendung:
 - Du MUSST die proposeCreateEvent/proposeUpdateEvent/proposeDeleteEvent Tools verwenden, um Termine vorzuschlagen!
@@ -50,18 +55,21 @@ WICHTIG - Wiederkehrende Termine (RRULE):
 - WICHTIG: Schreibe die RRULE NIEMALS in das description-Feld! Nutze IMMER das recurrenceRule-Feld!
 
 WICHTIG - Antwortformat:
-- Halte deine Textantworten SEHR KURZ (1-2 Sätze maximal)
-- Die Event-Details (Titel, Datum, Uhrzeit, Beschreibung) werden dem Benutzer automatisch in separaten Karten angezeigt
-- Wiederhole NIEMALS die Event-Details im Text! Der Benutzer sieht sie bereits in den Karten
 - Verwende kontextbezogene Antworten in der GEGENWARTSFORM je nach Aktion:
   - Bei Termin-Erstellung: "Ich schlage folgenden Termin vor:" oder "Neuer Termin:"
   - Bei Termin-Änderung: "Ich schlage folgende Änderung vor:" oder "Änderung:"
   - Bei Termin-Löschung: "Ich schlage vor, diesen Termin zu löschen:" oder "Löschung:"
-  - Bei Übersichten: "Hier sind deine Termine:"
 - WICHTIG: Verwende NIEMALS Vergangenheitsform wie "Ich habe ... vorgeschlagen" - immer Gegenwartsform!
-- Schlechte Beispiele: "Alles klar!" (zu unspezifisch), lange Listen mit Termin-Details im Text
-- Bei Rückfragen oder wenn keine Termine erstellt werden, kannst du ausführlicher antworten
 
-Existierende Termine des Benutzers:
-${eventsText}`;
+WICHTIG - Unterscheide zwischen PROPOSALS und ABFRAGEN:
+1. Bei PROPOSALS (proposeCreateEvent/proposeUpdateEvent/proposeDeleteEvent):
+   - Halte deine Textantworten SEHR KURZ (1-2 Sätze)
+   - Die Event-Details werden automatisch in Karten angezeigt
+   - Wiederhole NICHT die Details im Text
+2. Bei ABFRAGEN (searchEvents, getEventsInRange, oder Fragen zu existierenden Terminen):
+   - Du MUSST die gefundenen Termine im Text nennen!
+   - Liste die relevanten Termine mit Titel, Datum und Uhrzeit auf
+   - NIEMALS Event-IDs dem Benutzer zeigen! Die IDs sind nur für dich intern
+   - Wenn keine Termine gefunden wurden, sage das explizit (z.B. "In diesem Zeitraum hast du keine Termine.")
+   - Beispiel: "Heute hast du: Zahnarzt um 10:00 Uhr, Meeting um 14:00 Uhr."`;
 }

apps/server/src/ai/utils/toolDefinitions.ts

@@ -179,4 +179,23 @@ export const TOOL_DEFINITIONS: ToolDefinition[] = [
       required: ["query"],
     },
   },
+  {
+    name: "getEventsInRange",
+    description:
+      "Load events from a specific date range. Use this when the user asks about a time period beyond the default 4 weeks (e.g., 'birthdays in the next 6 months', 'what do I have planned for summer').",
+    parameters: {
+      type: "object",
+      properties: {
+        startDate: {
+          type: "string",
+          description: "Start date as ISO string (YYYY-MM-DD)",
+        },
+        endDate: {
+          type: "string",
+          description: "End date as ISO string (YYYY-MM-DD)",
+        },
+      },
+      required: ["startDate", "endDate"],
+    },
+  },
 ];

apps/server/src/ai/utils/toolExecutor.ts

@@ -8,6 +8,18 @@ import {
 import { AIContext } from "../../services/interfaces";
 import { formatDate, formatTime, formatDateTime } from "./eventFormatter";
 
+/**
+ * Check if two time ranges overlap.
+ */
+function hasTimeOverlap(
+  start1: Date,
+  end1: Date,
+  start2: Date,
+  end2: Date,
+): boolean {
+  return start1 < end2 && end1 > start2;
+}
+
 /**
  * Proposed change without ID - ID is added by GPTAdapter when collecting proposals
  */
@@ -24,12 +36,13 @@ export interface ToolResult {
 /**
  * Execute a tool call and return the result.
  * This function is provider-agnostic and can be used with any LLM.
+ * Async to support tools that need to fetch data (e.g., getEventsInRange).
  */
-export function executeToolCall(
+export async function executeToolCall(
   name: string,
   args: Record<string, unknown>,
   context: AIContext,
-): ToolResult {
+): Promise<ToolResult> {
   switch (name) {
     case "getDay": {
       const date = getDay(
@@ -62,20 +75,52 @@ export function executeToolCall(
       const dateStr = formatDate(event.startTime);
       const startStr = formatTime(event.startTime);
       const endStr = formatTime(event.endTime);
+
+      // Check for conflicts - fetch events for the specific day
+      const dayStart = new Date(event.startTime);
+      dayStart.setHours(0, 0, 0, 0);
+      const dayEnd = new Date(dayStart);
+      dayEnd.setDate(dayStart.getDate() + 1);
+
+      const dayEvents = await context.fetchEventsInRange(dayStart, dayEnd);
+
+      // Use occurrenceStart/occurrenceEnd for expanded recurring events
+      const conflicts = dayEvents.filter((e) =>
+        hasTimeOverlap(
+          event.startTime,
+          event.endTime,
+          new Date(e.occurrenceStart),
+          new Date(e.occurrenceEnd),
+        ),
+      );
+
+      // Build conflict warning if any
+      let conflictWarning = "";
+      if (conflicts.length > 0) {
+        const conflictNames = conflicts.map((c) => `"${c.title}"`).join(", ");
+        conflictWarning = `\n⚠️ ACHTUNG: Zeitkonflikt mit ${conflictNames}!`;
+      }
+
       return {
-        content: `Event-Vorschlag erstellt: "${event.title}" am ${dateStr} von ${startStr} bis ${endStr} Uhr`,
+        content: `Event-Vorschlag erstellt: "${event.title}" am ${dateStr} von ${startStr} bis ${endStr} Uhr${conflictWarning}`,
         proposedChange: {
           action: "create",
           event,
+          conflictingEvents:
+            conflicts.length > 0
+              ? conflicts.map((c) => ({
+                  title: c.title,
+                  startTime: new Date(c.occurrenceStart),
+                  endTime: new Date(c.occurrenceEnd),
+                }))
+              : undefined,
         },
       };
     }
 
     case "proposeUpdateEvent": {
       const eventId = args.eventId as string;
-      const existingEvent = context.existingEvents.find(
-        (e) => e.id === eventId,
-      );
+      const existingEvent = await context.fetchEventById(eventId);
 
       if (!existingEvent) {
         return { content: `Event mit ID ${eventId} nicht gefunden.` };
@@ -116,9 +161,7 @@ export function executeToolCall(
       const eventId = args.eventId as string;
       const deleteMode = (args.deleteMode as RecurringDeleteMode) || "all";
       const occurrenceDate = args.occurrenceDate as string | undefined;
-      const existingEvent = context.existingEvents.find(
-        (e) => e.id === eventId,
-      );
+      const existingEvent = await context.fetchEventById(eventId);
 
       if (!existingEvent) {
         return { content: `Event mit ID ${eventId} nicht gefunden.` };
@@ -162,25 +205,46 @@ export function executeToolCall(
     }
 
     case "searchEvents": {
-      const query = (args.query as string).toLowerCase();
-      const matches = context.existingEvents.filter((e) =>
-        e.title.toLowerCase().includes(query),
-      );
+      const query = args.query as string;
+      const matches = await context.searchEvents(query);
 
       if (matches.length === 0) {
-        return { content: `Keine Termine mit "${args.query}" gefunden.` };
+        return { content: `Keine Termine mit "${query}" gefunden.` };
       }
 
       const results = matches
         .map((e) => {
           const start = new Date(e.startTime);
-          return `- ${e.title} (ID: ${e.id}) am ${formatDate(start)} um ${formatTime(start)} Uhr`;
+          const recurrenceInfo = e.recurrenceRule ? " (wiederkehrend)" : "";
+          return `- ${e.title} (ID: ${e.id}) am ${formatDate(start)} um ${formatTime(start)} Uhr${recurrenceInfo}`;
         })
         .join("\n");
 
       return { content: `Gefundene Termine:\n${results}` };
     }
 
+    case "getEventsInRange": {
+      const startDate = new Date(args.startDate as string);
+      const endDate = new Date(args.endDate as string);
+      const events = await context.fetchEventsInRange(startDate, endDate);
+
+      if (events.length === 0) {
+        return { content: "Keine Termine in diesem Zeitraum." };
+      }
+
+      const eventsText = events
+        .map((e) => {
+          const start = new Date(e.startTime);
+          const recurrenceInfo = e.recurrenceRule ? " (wiederkehrend)" : "";
+          return `- ${e.title} (ID: ${e.id}) am ${formatDate(start)} um ${formatTime(start)} Uhr${recurrenceInfo}`;
+        })
+        .join("\n");
+
+      return {
+        content: `Termine von ${formatDate(startDate)} bis ${formatDate(endDate)}:\n${eventsText}`,
+      };
+    }
+
     default:
       return { content: `Unbekannte Funktion: ${name}` };
   }